Alles, was du über (Struktur-)Veränderungen in Organisationen wissen musst - Teil 1

Alle Organisationen haben eine Struktur – doch nicht immer hilft sie beim Erreichen der Ziele. Wie du bestehende Strukturen ändern kannst und worauf es dabei ankommt, verraten wir dir in diesem Artikel.

Hierfür lohnt ein Blick auf die Definition von Organisationen. Diese sind soziale Gebilde, die aus Menschen und deren Zusammenwirken bestehen um gemeinsame Ziele verfolgen.

Strukturen helfen, um Orientierung und damit Sicherheit in Organisationen zu geben bzw. definieren die Art und Weise, wie die Menschen in Organisationen miteinander zusammenarbeiten. Hierarchien, Rollen, Regeln, Verantwortlichkeiten, Verfahrensanweisungen, Kennzahlen oder Teamzusammensetzungen sind nur eine ausgewählte Anzahl möglicher Organisationsstrukturen.

Einige Beispiele dazu: Die Struktur von  Meilensteinen (Ereignispunkte) dient in der Projektorganisation dazu, um einen groben Überblick des terminlichen Ablaufs verfolgen zu können.  Die Struktur eines Organigramms gibt in Unternehmen einen Überblick über Verantwortlichkeiten von Tätigkeitsbereichen. Die Struktur von Kennzahlen dient zur Orientierung, um damit eine Zielerreichung oder-abweichung besser bewerten zu können. Die Struktur eines definierten Ablaufs (Prozess) einer bestimmten Tätigkeit (z.B. Kommissionierung von Waren im Ausgangslager) gibt Sicherheit in der Umsetzung der täglichen Arbeit.

Je nach Betrachtung unterscheiden wir in Unternehmen zwischen Strukturen in der Ablauf-, Aufbau, Entscheidungs- und Projektorganisation.

Die Aufgabe von Strukturen ist es, die optimale Zusammenarbeit von Mitarbeiter*innen und Führungskräften in Unternehmen zu gewährleisten. Folglich sollten Strukturen stets auf die Mission, Strategie und die daraus resultierenden Ziele der Organisation ausgerichtet sein. Ändern sich diese Parameter für die Organisation, so sollten sich zumeist auch die Strukturen verändern. Gelingt dies, dann helfen Strukturen.

Doch wie sieht es in der Praxis aus? Strukturen sind vielerorts historisch gewachsen. Abteilungen sind etabliert, Rollen verinnerlicht und Kommunikationswege eingefahren.

Oftmals verwenden Organisationen noch immer Strukturen, wie sie im frühen 20. Jahrhundert in produzierenden Unternehmen üblich waren. In einer dynamischen Welt helfen diese Strukturen nicht mehr, sie hindern.

Wie lässt sich das Problem lösen, wenn die Strukturen nicht mehr zur Erreichung der Ziele beitragen?

Leider werden in den Organisationen aufgrund von Angst vor Veränderung oder auch Bequemlichkeit viel zu oft Ziele so verbogen, dass sie zu den vorhandenen Strukturen passen: Die Mitarbeiter*innen und Führungskräfte fühlen sich nur mehr “beschäftigt”. Was dabei immer öfter aus dem Blick gerät, ist der Beitrag zum Kundennutzen. Den Abteilungen und Teams fällt es zunehmend schwerer, eine nennenswerte geschäftsrelevante Wirkung zu erzielen. So entsteht ein Mehraufwand und es wird verzweifelt versucht, das große Ganze im Blick zu behalten, um mit viel Aufwand die beabsichtigte Wirkung zu erzielen.

Unter “Beschäftigung” verstehen wir übrigens die Befriedigung eines Systems, während unter “Arbeit” die Wertschöpfung und der Dienst am Kunden verstanden wird.

Umdenken, bedeutet in diesem Kontext, existierende Strukturen regelmässig zu hinterfragen. Von alleine passiert dies jedoch nicht. Regelmäßiges Hinterfragen ist daher eine wichtige Führungsaufgabe.

Die Notwendigkeit des regelmäßigen Hinterfragens insbesondere der Kennzahlen, Ablaufstrukturen und Verantwortlichkeiten muss deutlich schneller und häufiger erfolgen, da die Veränderungen der Wirtschaft und der Gesellschaft schneller und inhaltlich tiefgreifender sind als noch vor wenigen Jahren. Nicht nur Digitalisierungsvorhaben sind Auslöser dafür.

Ein weiterer Aspekt des Umdenkens beutetet in diesem Kontext auch, dass die Mitgestaltung bei Veränderung in Organisationen durch Mitarbeiter*innen und Führungskräfte selbstwirksamer und nachhaltiger sind, als eine “verordnete” Veränderung durch das Top Management.