Agilität im Prozessmanagement?
Agilität und Prozessmanagement scheinen auf den ersten Blick nicht miteinander vereinbar zu sein. Im klassischen Prozessmanagement erfolgt alles nach einem geordneten Plan, um ein Ziel zu erreichen. Erfolge und deren Vorgehen bilden die Grundlage für weitere Vorgehensbeschreibungen. Doch in einer dynamischeren Welt wird es zunehmend erforderlicher agile Strukturen auch in das Prozessmanagement zu integrieren.
Neue Herausforderungen durch die VUKA-Welt
In der VUKA-Welt, die volatil, unsicher, komplex und ambig (mehrdeutig) ist, geraten das klassische Prozessmanagement und konventionelle Organisationsstrukturen häufig an ihre Grenzen. Etablierte Prozesse und Entscheidungswege erweisen sich zunehmend als inadäquat, um Herausforderungen in dieser Welt zu begegnen. Die Koordinierung von Aktivitäten weist teilweise mehr Kosten bei stagnierendem Nutzen auf. Zu dieser Erkenntnis gelangen mittlerweile zahlreiche Organisationen, dessen Kollaboration jahrzehntelang auf den gleichen Strukturen fußte. In dieser VUKA-Welt effektive Entscheidungen effizient treffen zu können, fordert neu gedachte Ansätze in allen Bereichen, welche kontinuierliche Veränderungen berücksichtigt – und das auch im Prozessmanagement.
Agile Arbeitsweisen als Umgang mit der VUKA-Welt
Viele Unternehmen adaptieren daher agile Arbeitsweisen, nicht nur in einzelnen Projekten, sondern zunehmend auch in Abteilungen oder gar organisationsübergreifend. So wollen Unternehmen in der VUKA-Welt altbekannte Effizienzen zurückgewinnen. Doch dies ist lediglich bedingt der Fall, denn agile Arbeitsweisen beeinflussen nicht nur die Arbeitsweise und damit die Ablauforganisation, sondern auch die Aufbauorganisation, die Entscheidungsstrukturen und indirekt auch die Unternehmenskultur. Sich diesen tiefgreifenden Zusammenhängen bewusst zu werden und daran anschließend diese in strukturierte aber dennoch flexible Prozesse zu integrieren erfordert eine durchdachte Form der Agilität.
Integration agiler Arbeitsweisen: Was ist agiles Prozessmanagement?
Traditionelles Prozessmanagement entwickelte sich im vergangenen Jahrhundert zum zentralen Erfolgsfaktor für Qualität und Wachstum. Der Vormarsch des Qualitätsmanagements unterstützte diese Entwicklung noch zusätzlich. Erst die hohe Dynamik der VUKA-Welt setzte diesem Trend ein Ende. Sie fordert neben Effizienz und hoher Qualität auch Anpassungsfähigkeit und Schnelligkeit.
In der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt sind tägliche Prozesse einem ständigen Wandel ausgesetzt. Mittlerweile ist daher der Wunsch nach Prozessen weit verbreitet, die Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und schnelle Reaktionsfähigkeit ermöglichen. Viele Organisationen haben dabei erkannt, dass die erforderliche Fähigkeit zur Ambidextrie auch in Bezug auf Prozesse gelebt werden muss, um die gewünschten Flexibilitäten zu erreichen. Dabei gilt es zu beachten, dass agile Ansätze im Prozessmanagement alleinstehend oft nur im richtigen Kontext einen Mehrwert bieten und daher mit traditionellen Ansätzen kombiniert werden sollten. Dabei bietet agiles Prozessmanagement machtvolle Instrumente und trägt wesentlich dazu bei, Probleme und Hindernisse frühzeitig zu erkennen sowie eine rasche Ursachenfindung und Entwicklung von Lösungsoptionen zu ermöglichen.
- einen Rahmen, um Veränderungen schnell und effizient umzusetzen
- Werkzeuge für dokumenten- und personenzentrierte Organisationen
- Strukturen, die Organisationen zum Selbstlernen befähigen
- eine Brücke zwischen Entscheidungskompetenz und fachlichem Know-how
- eine schlanke Prozessdokumentation zur Unterstützung agiler Arbeitsweisen
Dabei ist es für erfolgreiches agiles Prozessmanagement zentral, die Änderungen von Prozessen iterativ, insbesondere in traditionell organisierten Unternehmen, einfach, intuitiv und ohne hohen Aufwand umzusetzen. Mit agilem Prozessmanagement gelingt so eine schnelle und unkomplizierte Anpassung der eigenen Unternehmensprozessen an den beschleunigenden Wandel der Rahmenbedingungen. Wichtig hierbei ist ein Fokus auf wertschöpfungsorientierte Organisationsveränderungen, die einen dauerhaften Nutzen im Unternehmen schaffen. Mithilfe von agilem Prozessmanagement lassen sich daher vor allem wertschöpfungs- und menschenorientierte Prozesse schnell, einfach, nachhaltig und selbstorganisiert gestalten.
Vorteile durch agiles Prozessmanagement
Hohe Anpassungsfähigkeit
Organisationen aller Art können sich an ändernde externe Faktoren schnell und effektiv anpassen
Gesteigerte Flexibilität
Das Unternehmen genießen erweiterten Handlungsspielraum in dynamischen Umfeldern
Inkrementelles Vorgehen
Kleinschrittige Vorgehensweisen erhöhen die Adaption in den laufenden Betrieb und Passgenauigkeit der Prozesse
Erhöhte Eigenverantwortung
Verantwortlichkeiten werden dezentralisiert und übertragen Ownership auf das Individuum
Worauf bei agilem Prozessmanagement achten?
- auf einem wissenschaftlichem Fundament fußen
- in der Praxis vermehrt und erfolgreich zum Einsatz kommen
- durch eine anerkannte Institution zertifiziert sein
- sich über ein wertschöpfungsorientiertes Vorgehen auszeichnen
- einen standardisierter und modular nutzbaren Methodenbaukasten aufweisen
Scribble - das Arbeitsbuch
Das Buch zu Scribble. Agile Prozesse schnell und einfach von der ersten Idee bis zum Start gestalten. Wirksame Hilfsmittel wie z.B. Prozess Vision, Process Canvas, Vorlagen für Wertstrom- und Portfolio Boards unterstützen die Arbeit.
Häufig gestellte Fragen
Im ersten Moment scheinen Agilität und klassisches Prozessmanagement als Gegensätze. Das muss jedoch nicht so sein, denn auch historisch gewachsene Prozesse lassen sich agil anpassen und flexibel verändern. Scribble vereint dabei erprobtes, konventionelles Prozessmanagement mit agilen Ansätze für eine zukunftsorientierte und robuste Handhabung von Prozessen aller Art.
Agiles Prozessmanagement und insbesondere Scribble kann zu jedem Zeitpunkt in allen passenden Unternehmen eingeführt werden. Gerade aufgrund des agilen Ansatzes von Scribble können Teilprozesse nach und nach in den laufenden Betrieb integriert werden. So kann die Prozesslandschaft Schritt für Schritt optimiert werden ohne dabei Ineffizienzen an Prozessschnittstellen zu verursachen.
Für den Einsatz von agilem Prozessmanagement sind verschiedene Rollen mit entsprechenden Kompetenzprofilen notwendig.
Die Projektverantwortung muss den Kunden sowie dessen Geschäft genau kennen. Dabei sollte diese Person Empathie und exzellente Kommunikationsfähigkeiten aufweisen sowie nicht vor Entscheidungen zurückschrecken.
Das Projektteam gilt es interdisziplinär zusammenzustellen und selbstorganisiert arbeiten können.
Zusätzlich sollte es einen Methodikcoach geben, welcher die verwendete Methodik beherrscht, entsprechende Abstimmungstermine moderieren kann und hohe soziale und emotionale Kompetenzen mitbringt.
Scribble ist grundsätzlich für Unternehmen alle Größe sowie Branche geeignet, von Start-ups über klein- und mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen. Aktuell wird Scribble in über 100 Unternehmen innerhalb des DACH-Raumes erfolgreich umgesetzt.
Nein, es gibt keine Einschränkung bezüglich der Prozessarten. Sowohl wertschöpfende Kernprozesse als unterstützende und Managementprozesse können über Scribble abgebildet und gemanagt werden.
Nein, bei keiner der angebotenen Weiterbildungsmöglichkeiten wird Vorwissen vorausgesetzt. Lediglich die Zertifizierung als Process Owner erfordert Grundkenntnisse des Prozessmanagements, die allerdings vorab noch einmal kompakt vermittelt werden.