Agiles Prozessmanagement
Schnell adaptierbare und robuste Prozesse durch die Integration agiler Ansätze in das konventionelle Prozessmanagement.
Agilität im Prozessmanagement?
Agilität und Prozessmanagement scheinen auf den ersten Blick nicht miteinander vereinbar zu sein. Im klassischen Prozessmanagement erfolgt alles nach einem geordneten Plan, um ein Ziel zu erreichen. Erfolge und deren Vorgehen bilden die Grundlage für weitere Vorgehensbeschreibungen. Doch in einer dynamischeren Welt wird es zunehmend erforderlicher agile Strukturen auch in das Prozessmanagement zu integrieren.
Neue Herausforderungen durch die VUKA-Welt
In der VUKA-Welt, die volatil, unsicher, komplex und ambig (mehrdeutig) ist, geraten das klassische Prozessmanagement und konventionelle Organisationsstrukturen häufig an ihre Grenzen. Etablierte Prozesse und Entscheidungswege erweisen sich zunehmend als inadäquat, um Herausforderungen in dieser Welt zu begegnen. Die Koordinierung von Aktivitäten weist teilweise mehr Kosten bei stagnierendem Nutzen auf. Zu dieser Erkenntnis gelangen mittlerweile zahlreiche Organisationen, dessen Kollaboration jahrzehntelang auf den gleichen Strukturen fußte. In dieser VUKA-Welt effektive Entscheidungen effizient treffen zu können, fordert neu gedachte Ansätze in allen Bereichen, welche kontinuierliche Veränderungen berücksichtigt – und das auch im Prozessmanagement.
Agile Arbeitsweisen als Umgang mit der VUKA-Welt
Viele Unternehmen adaptieren daher agile Arbeitsweisen, nicht nur in einzelnen Projekten, sondern zunehmend auch in Abteilungen oder gar organisationsübergreifend. So wollen Unternehmen in der VUKA-Welt altbekannte Effizienzen zurückgewinnen. Doch dies ist lediglich bedingt der Fall, denn agile Arbeitsweisen beeinflussen nicht nur die Arbeitsweise und damit die Ablauforganisation, sondern auch die Aufbauorganisation, die Entscheidungsstrukturen und indirekt auch die Unternehmenskultur. Sich diesen tiefgreifenden Zusammenhängen bewusst zu werden und daran anschließend diese in strukturierte aber dennoch flexible Prozesse zu integrieren erfordert eine durchdachte Form der Agilität.
Integration agiler Arbeitsweisen:Was ist agiles Prozessmanagement?
Traditionelles Prozessmanagement entwickelte sich im vergangenen Jahrhundert zum zentralen Erfolgsfaktor für Qualität und Wachstum. Der Vormarsch des Qualitätsmanagements unterstützte diese Entwicklung noch zusätzlich. Erst die hohe Dynamik der VUKA-Welt setzte diesem Trend ein Ende. Sie fordert neben Effizienz und hoher Qualität auch Anpassungsfähigkeit und Schnelligkeit.
In der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt sind tägliche Prozesse einem ständigen Wandel ausgesetzt. Mittlerweile ist daher der Wunsch nach Prozessen weit verbreitet, die Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und schnelle Reaktionsfähigkeit ermöglichen. Viele Organisationen haben dabei erkannt, dass die erforderliche Fähigkeit zur Ambidextrie auch in Bezug auf Prozesse gelebt werden muss, um die gewünschten Flexibilitäten zu erreichen. Dabei gilt es zu beachten, dass agile Ansätze im Prozessmanagement alleinstehend oft nur im richtigen Kontext einen Mehrwert bieten und daher mit traditionellen Ansätzen kombiniert werden sollten. Dabei bietet agiles Prozessmanagement machtvolle Instrumente und trägt wesentlich dazu bei, Probleme und Hindernisse frühzeitig zu erkennen sowie eine rasche Ursachenfindung und Entwicklung von Lösungsoptionen zu ermöglichen.
Agiles Prozessmanagement bietet dabei:
- einen Rahmen, um Veränderungen schnell und effizient umzusetzen
- Werkzeuge für dokumenten- und personenzentrierte Organisationen
- Strukturen, die Organisationen zum Selbstlernen befähigen
- eine Brücke zwischen Entscheidungskompetenz und fachlichem Know-how
- eine schlanke Prozessdokumentation zur Unterstützung agiler Arbeitsweisen
Dabei ist es für erfolgreiches agiles Prozessmanagement zentral, die Änderungen von Prozessen iterativ, insbesondere in traditionell organisierten Unternehmen, einfach, intuitiv und ohne hohen Aufwand umzusetzen. Mit agilem Prozessmanagement gelingt so eine schnelle und unkomplizierte Anpassung der eigenen Unternehmensprozessen an den beschleunigenden Wandel der Rahmenbedingungen. Wichtig hierbei ist ein Fokus auf wertschöpfungsorientierte Organisationsveränderungen, die einen dauerhaften Nutzen im Unternehmen schaffen. Mithilfe von agilem Prozessmanagement lassen sich daher vor allem wertschöpfungs- und menschenorientierte Prozesse schnell, einfach, nachhaltig und selbstorganisiert gestalten.
Vorteile durch agiles Prozessmanagement
01. Hohe Anpassungs-
fähigkeit
Organisationen aller Art können sich an ändernde externe Faktoren schnell und effektiv anpassen
02. Gesteigerte
Flexibilität
Das Unternehmen genießen erweiterten Handlungsspielraum in dynamischen Umfeldern
03. Inkrementelles
Vorgehen
Kleinschrittige Vorgehensweisen erhöhen die Adaption in den laufenden Betrieb und Passgenauigkeit der Prozesse
04. Erhöhte
Eigenverantwortung
Verantwortlichkeiten werden dezentralisiert und übertragen Ownership auf das Individuum
Worauf beiagilem Prozessmanagement achten?
Methoden für agiles Prozessmanagement sollten immer:
- auf einem wissenschaftlichem Fundament fußen
- in der Praxis vermehrt und erfolgreich zum Einsatz kommen
- durch eine anerkannte Institution zertifiziert sein
- sich über ein wertschöpfungsorientiertes Vorgehen auszeichnen
- einen standardisierter und modular nutzbaren Methodenbaukasten aufweisen
Scribble – das Buch
Das Buch zu Scribble. Agile Prozesse schnell und einfach von der ersten Idee bis zum Start gestalten. Wirksame Hilfsmittel wie z.B. Prozess Vision, Process Canvas, Vorlagen für Wertstrom- und Portfolio Boards unterstützen die Arbeit.
Häufig gestellte Fragen
Wir unterscheiden in BLAUE und ROTE Bereiche bzw. Organisationsstrukturen. In den BLAUEN Bereiche in Organisationen sind für langfristige wiederkehrende Abläufe (Prozesse)
Im ersten Moment scheinen Agilität und klassisches Prozessmanagement als Gegensätze. Das muss jedoch nicht so sein, denn auch historisch gewachsene Prozesse lassen sich agil anpassen und flexibel verändern. Scribble vereint dabei erprobtes, konventionelles Prozessmanagement mit agilen Ansätze für eine zukunftsorientierte und robuste Handhabung von Prozessen aller Art.
Agiles Prozessmanagement und insbesondere Scribble kann zu jedem Zeitpunkt in allen passenden Unternehmen eingeführt werden. Gerade aufgrund des agilen Ansatzes von Scribble können Teilprozesse nach und nach in den laufenden Betrieb integriert werden. So kann die Prozesslandschaft Schritt für Schritt optimiert werden ohne dabei Ineffizienzen an Prozessschnittstellen zu verursachen.
Für den Einsatz von agilem Prozessmanagement sind verschiedene Rollen mit entsprechenden Kompetenzprofilen notwendig.
Die Projektverantwortung muss den Kunden sowie dessen Geschäft genau kennen. Dabei sollte diese Person Empathie und exzellente Kommunikationsfähigkeiten aufweisen sowie nicht vor Entscheidungen zurückschrecken.
Das Projektteam gilt es interdisziplinär zusammenzustellen und selbstorganisiert arbeiten können.
Zusätzlich sollte es einen Methodikcoach geben, welcher die verwendete Methodik beherrscht, entsprechende Abstimmungstermine moderieren kann und hohe soziale und emotionale Kompetenzen mitbringt.
Scribble ist grundsätzlich für Unternehmen alle Größe sowie Branche geeignet, von Start-ups über klein- und mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen. Aktuell wird Scribble in über 100 Unternehmen innerhalb des DACH-Raumes erfolgreich umgesetzt.
Nein, es gibt keine Einschränkung bezüglich der Prozessarten. Sowohl wertschöpfende Kernprozesse als unterstützende und Managementprozesse können über Scribble abgebildet und gemanagt werden.
Nein, bei keiner der angebotenen Weiterbildungsmöglichkeiten wird Vorwissen vorausgesetzt. Lediglich die Zertifizierung als Process Owner erfordert Grundkenntnisse des Prozessmanagements, die allerdings vorab noch einmal kompakt vermittelt werden.
Wir unterscheiden in Scribble grundsätzlich BLAUE und ROTE Bereiche in Organisationen. In den BLAUEN Bereichen oder auch als traditionelle Organisationsstrukturen bezeichnet, befinden sich die stabilen und exakt wiederkehrenden Abläufe mit keiner oder maximal sehr geringen Abweichungen. Dazu gehören in den meisten Fällen die Bereiche: Rechnungswesen, Produktion, IT-Service.
In den ROTEN Bereichen oder auch als agile bzw. duale Organisationsstrukturen bezeichnet, befinden sich Abläufe mit einer hohen Varianz und/oder kurzen Lebensdauer. Dazu gehören in den meisten Fällen die Bereiche: Produktentwicklung, Vertrieb, Marketing.
Für die Digitalisierung von Prozessen, konkret im Bereich Service eigenen sich in erster Linie die BLAUEN Organisationsstrukturen mit ihren Prozessen oder Teilprozessen. Das sind in der Regel: Service Anfrage- und Rückmeldung, Serviceabrechnung, Reklamation.
Im Rahmen eines Scribble Vorhabens werden schon in der frühen “Initialphase” die Potentiale für die Digitalisierung von Prozessen erkannt. Dazu wird mit dem Tool “Process Vision Canvas” in den Fragen der Zielsetzung oder des Auslöser des Vorhabens, auf die geplante Digitalisierung hingewiesen. Ebenso werden die “Process Stories” am Process Backlog in diesem Fall so ausformuliert werden, dass das Ergebnis oder Teilergebnis des Scribble Vorhabens kein manueller sondern ein digitaler Prozess sein wird.
Dementsprechend wird die Produktentwicklung für ein Digitaliserungsvorhaben – z.B. eine App-Entwicklung – in ein Scribble Vorhaben als Teilprojekt eingebettet. Denn in Scribble werden immer die gesamten Prozesse oder Teilprozesse mitsamt ihren Abläufen, verwendeten Rollen sowie Werkzeugen simuliert, dokumentiert, getestet und daher auch final abgenommen.