Nahtstellen-Meetings – in wenigen Minuten zu einer effektiveren Kommunikation und Problemlösung

Stellen Sie sich vor, Ihr Team oder Ihre Abteilung hat neue Prozesse etabliert. Sie arbeiten nun agil. Um weiter gut mit anderen, mitunter nicht-agilen, Teams zusammenzuarbeiten, ist regelmäßige Kommunikation unerlässlich. Sie sprechen mit ihrem Vorgesetzten, welcher wiederum mit dem Vorgesetzten des anderen Teams spricht. Der Start einer langen Kommunikationskette. Dabei sind Sie doch inhaltlich verantwortlich und könnten auf kurzem Weg viel effizienter sein. Vermutlich kennen Sie das. Genau so funktionieren herkömmliche Schnittstellen zwischen einzelnen Teams. Zeit, umzudenken, oder?

Während Schnittstellen oft über den übergeordneten Vorgesetzten laufen und Änderungen zwischen den beteiligten Abteilungs- oder Teamleitern abgestimmt werden, zeichnen sich Nahtstellen durch eine eigenständige Verwaltung aus. Personen, die Änderungswünsche haben, können direkt miteinander kommunizieren. Inhaltliche Verantwortung wird von hierarchischer Verantwortung entkoppelt.
Die Meetings sind in der Regel kurz und konzentrieren sich auf die Identifizierung von Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit sowie darauf, wie diese verbessert werden können. Dies erhöht die Effizienz und trägt dazu bei, Probleme rasch anzugehen.

Das Nahtstellen-Meeting ist ein Kommunikationsritual, das dazu dient, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern, insbesondere wenn Prozessänderungen oder neue Dokumentationen vorliegen und Abhängigkeiten zwischen den Teams oder Abteilungen bestehen. Die Grundidee hinter diesem Treffen ist, eine klare und effektive Kommunikation sicherzustellen, Transparenz zu schaffen, Synergieeffekte zu erkennen und Abhängigkeiten selbst steuern zu können.
In der Regel werden betroffene Mitarbeiter aus den jeweiligen Abteilungen oder Teams einmal wöchentlich zu diesem Meeting eingeladen. Der erste Teil des Meetings sollte nicht länger als 15 Minuten dauern. Folgende zentrale Fragen werden beantwortet:

1. Was konnte ich/das Team seit der letzten Abstimmung fertigstellen? Hierbei wird besonders auf die Nahtstellenprobleme Bezug genommen, die im letzten Meeting besprochen wurden.
2. Woran arbeite ich/arbeitet das Team gerade?
3. Woran werde ich/wird das Team in der nächsten Woche arbeiten?
4. Welche Probleme erschweren aktuell mein/unser Vorankommen in der Team-übergreifenden Zusammenarbeit?

Ein wichtiger Aspekt des Nahtstellen-Meetings ist die aktive Bewältigung von Problemen. Identifizierte Probleme (siehe Punkt 4) werden im Vorfeld schon in einer abteilungs- oder teamübergreifenden Nahtstellenproblemliste dokumentiert. Je nach Auswirkungen und Häufigkeit des Auftretens priorisieren alle Anwesenden die Probleme.

Hoch priorisierte Probleme werden dann im zweiten Teil des Meetings diskutiert. Um sicherzustellen, dass diese Diskussion effizient und fokussiert bleibt, wird eine zeitliche Begrenzung, üblicherweise zwischen 20 und 45 Minuten, in Form einer Timebox festgelegt. In dieser Zeit werden mögliche Lösungsansätze skizziert.

Die abschließende und detaillierte Umsetzung der Lösungen erfolgt durch den Problemverantwortlichen, den sogenannten Ticketbearbeiter. Der Fortschritt der Umsetzung wird in den nachfolgenden Nahtstellen-Meetings besprochen.
Die Moderation des Nahtstellen-Meetings erfolgt in der Regel durch den Prozessverantwortlichen des betroffenen Prozesses, kann aber auch von anderen Anwesenden übernommen werden.

Das Nahtstellen-Meeting ist eine wertvolle Praxis, um die Kommunikation und Koordination zwischen Abteilungen oder Teams in einem Unternehmen zu verbessern. Es fördert die Transparenz, die Identifizierung von Synergieeffekten und die effiziente Problemlösung. Durch die Verlagerung von inhaltlicher Verantwortung von der hierarchischen Führungsebene auf die betroffenen Teams oder Abteilungen entsteht eine flexiblere und reaktionsfähigere Arbeitsweise.
Für Unternehmen, in denen Abhängigkeiten zwischen Abteilungen oder Teams bestehen, kann die Einführung von Nahtstellen-Meetings zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und zur Verbesserung der Zusammenarbeit führen. Die Meetings sind jedoch nicht für Führungskräfte, sondern für die operativen Vertreter der Abteilungen oder Teams, die unmittelbar an den betroffenen Prozessen beteiligt sind. Dies trägt dazu bei, dass Entscheidungen schneller getroffen werden und die Umsetzung effektiver erfolgt.