Agiles Prozessmanagement: Erfolg durch Kennzahlen messen

Agiles Prozessmanagement spielt in der heutigen dynamischen Arbeitswelt eine zunehmend größere Rolle. Doch wie messen wir Erfolge solcher Prozesse? Welche Kennzahlen sind relevant? Dieser Artikel liefert Leitlinien und praxisnahe Hilfestellungen zur effektiven Erfolgsmessung durch Kennzahlen im agilen Prozessmanagement.

Agiles Prozessmanagement ist ein wirksames Werkzeug für eine Vielzahl von Branchen und Funktionen. Schlüsselprinzipien des agilen Prozessmanagements sind Flexibilität, inkrementelles Vorgehen, Eigenverantwortung und Kundenorientierung. Durch die Anwendung von Methoden wie Scribble können Organisationen schnell auf Veränderungen reagieren und qualitative Leistungen und Produkte liefern.

Im Gegensatz zu traditionellen Methoden zur Erfolgsmessung anhand von vorher festgelegten Kennzahlen, definiert agiles Prozessmanagement den Erfolg auf flexible und kundenorientierte Weise. Die Optimierung einer Kennzahl dient dabei niemals dem Selbstzweck, sondern der kontinuierlichen Steigerung des Kundennutzens. Gleichzeitig soll ein Umfeld geschaffen werden, das Innovationen und Lernen fördert.

Um die richtigen Kennzahlen zu ermitteln und zu messen, braucht es ein klares Verständnis der organisationalen Ziele. Was möchten wir als Team verbessern oder erreichen? Sobald dieser Rahmen definiert ist, können Kennzahlen abgeleitet werden. Zur Messung der Kennzahlen kann auf bestehende Daten zurückgegriffen werden oder neue Daten z. B. durch eine Softwarelösung erfasst werden. Wichtig ist lediglich, dass verlässliche Daten gesammelt werden, die jederzeit ausgewertet werden können.

Um die Wirkung von Veränderungen zu bestimmen, ist es besonders wichtig, einen Ausgangspunkt zu bestimmen. Dazu kann zum Beispiel eine Nullmessung eingesetzt werden. Diese erfasst den Ausgangswert in Bezug auf eine Kennzahl und dient als Referenzpunkt, gegen den die Wirkung gemessen werden kann. Ohne Nullmessung oder Erfassung des Status Quos wissen wir nicht, ob eingeführte Veränderungen einen positiven oder negativen Einfluss haben.

Geeignete Kennzahlen sind relevant, messbar und zeitnah. Relevant wird eine Kennzahl, wenn sie in direkter Verbindung mit den Unternehmenszielen steht. So können wir sicher sein, dass wir auf dem richtigen Weg sind, wenn wir die Kennzahl verbessern. Messbar sollte eine Kennzahl sein, damit wir genaue Daten erheben können, wie der aktuelle Stand ist und präzise Zielwerte formulieren können. Schließlich helfen zeitnahe Kennzahlen beim schnellen Einholen von Rückmeldungen und führen zu kurzen Feedbackschleifen.

Wenn also im Serviceprozess eine schnelle Rückantwortzeit wichtig und sogar vertraglich fixiert ist, dann sollte dies unbedingt als Kennzahl fixiert werden. Als Kennzahl  definiert würde zum Beispiel der Faktor Zeit zwischen Störungsmeldung und Erstreaktion kleiner als als 1 Std. eine passende Kennzahl sein.

Als Kennzahlen eignen sich die Faktoren der Prozessleistung:

• Kapazität – z.B. Anzahl Auftragsannahme pro Tag
• Zeit – z.B. Durchlauf- oder Lieferzeit
• Kosten – z.B. Kosten für Arbeitszeit und Material
• Qualität – z.B. Ausschuss oder Zuverlässigkeit
• Flexibilität – z.B. Mengen- oder Produktflexibilität in der Produktion

Die Anwendung der Scribble Methodik im agilen Prozessmanagement kann uns helfen, unsere Prozesse transparenter zu machen, die Kommunikation zu verbessern und effektive Arbeitsweisen zu fördern. Scribble kann die Erfolgsmessung dabei in vielerlei Hinsicht unterstützen:

1. Vorgehen in Etappen: Scribble-Teams arbeiten in zeitlich begrenzten “Etappen”. Am Ende jeder Etappe werden Überprüfungen durchgeführt, um zu sehen, wie sich Veränderungen ausgewirkt haben und welche Fortschritte erzielt wurden. Das ermöglicht eine kontinuierliche Erfolgsmessung sowie schnelles Feedback.

2. Etappen-Board: Als priorisierte Liste definiert das Etappen-Board ein Anforderungsprofil, welches stetig aktualisiert wird. Somit ist der Abschluss von Elementen aus dem Backlog ein direktes Maß für den Fortschritt und den Erfolg im Team.

3. Tägliche Meetings: Das Daily Process Meeting schafft Transparenz gegenüber Arbeitsfortschritten und etwaigen Hindernissen. So bleiben alle Teammitglieder stets auf dem neuesten Stand und haben ein gemeinsames Verständnis vom Erfolg.

4. Regelmäßige Rückblicke: Am Ende jeder Etappe führt das Team zudem eine Retrospektive durch, um zu besprechen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Dies fördert kontinuierliches Lernen und deckt wichtige Faktoren für langfristigen Erfolg auf.

In der heutigen Welt ist Erfolgsmessung kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit. Organisationen, die in der Lage sein wollen, sich schnell anzupassen und auf verändernde Kundenerwartungen zu reagieren, müssen hierzu flexible Methoden wie Scribble etablieren.

Dabei handelt es sich jedoch nicht nur um die Anwendung einer Reihe von Tools oder Techniken. Es erfordert eine Anpassung der Denkweise und Kultur. So kann neben der Erfolgsmessung auch die organisationale Fähigkeit zum Lernen und letztlich der Mehrwert für den Kunden gesteigert werden.